Mehr Effizienz beim Management von Medikamenten

Optimale Vernetzung mit allen Standorten im VKKD

Die 20 Mitarbeiter der Zentralapotheke des VKKD unter der Leitung von 
Dr. Gery Schmitz versorgen jährlich etwa 50.000 Patienten in allen Einrichtungen des Verbundes mit qualitativ hochwertigen Arzneimitteln, Diagnostika und dem gesamten medizinischen Bedarf.

 

Die Zentralapotheke ist die Abteilung im VKKD, die mit allen Kliniken und Funktionsbereichen enge Schnittstellen besitzt und mit ihnen im wahrsten Sinne des Wortes vernetzt ist. So ist sie auch die zentrale Arzneimittel-Informationsstelle, welche unabhängig und neutral Anfragen aller Art rund um Pharmakologie-Toxikologie sowie den Umgang mit Arzneimitteln, Gefahrstoffen und Medizinprodukten bearbeitet.

Auch Fragen zur Arzneimitteltherapie werden bei konkreten Problemstellungen zeitnah und aktuell beantwortet. Um wissenschaftlich fundierte und evidenzbasierte Ergebnisse und Informationen präsentieren zu können, werden intensive Literaturrecherchen durchgeführt. Dabei können die Mitarbeiter auf eine gut sortierte Bibliothek und nationale wie internationale Datenbanken zurückgreifen. Durch eine kliniknahe Präsenz der Apothekenmitarbeiter sollen die Tätigkeiten der Ärzte und Pflegeteams bestmöglich mit klinisch-pharmazeutischem, aber auch ökonomischem Know-how unterstützt werden.

Darüber hinaus treffen sich Apotheker und Ärzte verschiedener Fachbereiche zweimal im Jahr im Rahmen der Arzneimittelkommission, um zu entscheiden, welche Arzneimittel im Hause zum Einsatz kommen. Diese Absprachen gewährleisten ebenfalls Therapiemöglichkeiten, die stets dem aktuellen Stand der medizinischen Erkenntnisse entsprechen. Die Apotheke trägt die Verantwortung für die Arzneimittelsicherheit im Krankenhaus. Sie sorgt unter anderem dafür, dass die Stationen umgehend über Arzneimittel-Rückrufe informiert werden. Um selten benötigte, aber lebenswichtige Arzneimittel dezentral schnell verfügbar zu machen, hat die Apotheke eine verbundinterne Notdienstregelung eingerichtet, die auch den Zugriff auf externe Notfalldepots ermöglicht.

Der Bereich der pharmazeutisch-medizinischen Logistik ist untrennbar mit allen Teilbereichen der Apotheke verbunden. Logistik bedeutet hier die Summe aller professionellen Dienstleistungen, die letztendlich sicherstellen, dass das richtige Arzneimittel bzw. Medizinprodukt für den richtigen Patienten rechtzeitig und in einwandfreier Qualität zur Verfügung steht. Das Logistik-System unserer Zentralapotheke ist innovativ. Während vielerorts noch große Zwischenlager auf den Stationen gehalten werden müssen, kann der VKKD nicht ohne Stolz auf eine weitgehend patientenorientierte Versorgung verweisen.

Dank moderner Technik sind alle Abteilungen und Stationen mit der Zentralapotheke über ein internes Netzwerk verbunden. Über ihre Stations-PCs können die Stationen Medikamentenbestellungen für jeden Patienten ohne Umwege direkt in die Apotheke senden. Dieser „Web-Katalog“ wird übrigens zur Zeit ausgebaut, so dass zukünftig viele Informationen über dieses Portal abgerufen werden können (Arzneimittel-Liste, pharmakologische Informationen, Infos zur Haltbarkeit von Anbrüchen, zu Inkompatibilitäten, zum Betäubungsmittelrecht, Fachinformationen etc.). Die patientenbezogenen Medikamentenbestellungen werden in der Apotheke überprüft und validiert. Die Medikamentenzusammenstellung wird dann für jeden Patienten individuell und automatisiert über ein Unit-dose-Verpackungssystem durchgeführt.

Herzstück ist hier ein „Baxter-Automat“, der die Tagesmedikation für die Patienten individuell in spezielle Tütchen verpackt. Auf den Tütchen sind der Patientenname, der Arzneimittelname und der Einnahmezeitpunkt vermerkt. So ist sichergestellt, dass das richtige Arzneimittel für den richtigen Patienten rechtzeitig und in einwandfreier Qualität zur Verfügung steht. Auf diese Weise wird das Pflegepersonal entlastet, der Einsatz von Arzneimitteln wirtschaftlicher und das Vorhalten größerer Mengen von Arzneimitteln auf den Stationen überflüssig.

Ein umfassendes Qualitätssicherungssystem garantiert eine fließende Überwachung sämtlicher Routineabläufe im Apothekenbetrieb. Alle Bereiche und Schnittstellen werden in Prozessanalysen entschlüsselt und so die einzelnen Abläufe in der Apotheke für alle zugänglich gemacht und optimiert.

Seit ihrer Gründung ist es die wichtigste Aufgabe für die Apotheke geblieben, eine wirtschaftliche Versorgung der Krankenhauspatienten mit qualitativ hochwertigen Arzneimitteln sicherzustellen. Hierzu gehört auch die Beschaffung von Fertigarzneimitteln unter einer konsequenten Marktbeobachtung. Die Zentralapotheke unterstützt die Kliniken aber auch durch die Entwicklung und Herstellung eigener Rezepturen und geeigneter Analytikvorschriften. Hier werden spezielle Arzneimittel angefertigt, die im Handel nicht erhältlich sind oder deren Eigenherstellung deutlich günstiger als der Kauf ist. Auch unsere kleinen Patienten werden von der Apotheke individuell betreut. Weil es oft keine geeignet dosierten Medikamente zu kaufen gibt, bereiten die Apothekenmitarbeiter die erforderlichen Arzneimittel für jedes Kind einzeln.

Es ist selbstverständlich, dass die Krankenhausapotheke nur qualitativ hochwertige Präparate zur Patientenversorgung an die Stationen ausgibt. Das gilt für selbst hergestellte Produkte ebenso wie für von der pharmazeutischen Industrie eingekaufte Arzneimittel und Medizinprodukte. Eingekaufte „fertige" Arzneimittel werden von der Analytik routinemäßig und stichprobenartig überprüft. Die in Eigenherstellung verwendeten Arzneistoffe und die zur Herstellung benötigten Ausgangssubstanzen werden im apothekeneigenen Analytiklabor unter Zuhilfenahme hochtechnischer analytischer Geräte mit modernen Methoden auf Reinheit, Gehalt und Identität untersucht. Entspricht die Qualität den Anforderungen des europäischen Arzneibuchs oder anderer anerkannter Literatur, erfolgt die Freigabe des Produkts. Schon im Vorfeld der Entwicklung neuer Rezepturen muss die Analytik tätig werden: Sie ist es, die durch eingehende Analysen Kompatibilitäts- und Stabilitätsprobleme vermeiden hilft. Hierbei muss die Analytik unter Umständen erst Prüfmethoden entwickeln und in der Folge auch Stabilitätsdaten ermitteln – auch eine Aufgabe der Zentralapotheke.

Die VKKD-Zentralapotheke ist die erste Krankenhausapotheke, 
die sich im Kammergebiet Nordrhein durch ein 
apothekenspezifisches Qualitätsmanagement auszeichnet 
und nach DIN EN ISO 9001:2000 zertifiziert wurde.

Qualitätsmanagementsystem erfolgreich eingeführt

Im Juli 2007 wurde die Zentralapotheke des VKKD nach erfolgreicher Einführung des Qualitätsmanagementsystems (QMS) nach der DIN EN ISO 9001-2000 zertifiziert.

Warum QMS? 



Das Bemühen um Qualität und deren Sicherstellung zählt zu den klassischen Grundelementen pharmazeutischer Tätigkeit. Lange bevor vergleichbare Regelungen in anderen Bereichen der Wirtschaft eingeführt wurden, sind in Apotheken Vorschriften zur Sicherung der Qualität erarbeitet und rechtsverbindlich umgesetzt worden, wie zum Beispiel unser Arzneibuch. Die erste Ausgabe der „Pharmacopoeia Augustana" erschien bereits im Jahre 1564. Seit der Ausgabe von 1640 hatten auch chemische Substanzen in das Augsburger Arzneibuch Einzug gefunden. 1872 wurde dann mit der Pharmacopoeia Germanica das erste Deutsche Arzneibuch (DAB1) veröffentlicht. Ziel des Qualitätsmanagements ist es, Qualität zu hinterfragen, zu optimieren und auf die speziellen Bedürfnisse und Erwartungen der Stationen und Abteilungen in ihrer ganzen Vielschichtigkeit einzugehen. „Kundenzufriedenheit“ und die optimale Versorgung des Patienten sind die Ziele aller qualitätsorientierten Arbeitsschritte in unserer Zentralapotheke des VKKD. Fragen und Aussagen wie „Was bringt QMS?" oder „Wozu QMS? Wir haben doch schon immer gute Arbeit geleistet" sind wahrscheinlich jedem bekannt, der sich mit der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems beschäftigt. Das Thema „Qualitätssicherung/Qualitätsmanagement“ stößt bei „QMS-Neulingen“ im ersten Schritt oft auf Ablehnung. Zum einen können sich viele unter den Begriffen Qualitätsmanagement, Audit, Designlenkung etc. nicht viel vorstellen, zum anderen wird QMS oft mit einer überzogenen, realitätsfernen Bürokratie in Verbindung gebracht. Auch den Mitarbeitern der Apotheke erging es ähnlich, als Dr. Gery Schmitz die Einführung des QMS bekannt gab.




QMS ist Teamarbeit! 



Ein QM-System entsteht nicht im Kopf einer einzelnen Person, sondern muss vielmehr vom ganzen Team getragen und aktiv vorangebracht werden. Nach den ersten Teambesprechungen und einer Einführung durch die Apothekerkammer Westfalen-Lippe, die das Projekt begleitet hat, konnten die ersten Vorbehalte jedoch schnell beseitigt werden. QMS wurde schon bald nicht mehr als überflüssige, zusätzliche Arbeit gesehen, sondern als das, was es ist: Es geht darum, Arbeitsprozesse zu optimieren, zu dokumentieren und transparent zu machen, damit sie für die Mitarbeiter reproduzierbar sind. 



Das Qualitätszertifikat „Geprüfte, gelebte & weiterentwickelte Qualität“: Das Qualitätszertifikat bescheinigt uns den Aufbau, die Einführung und die praktische Umsetzung eines Qualitätsmanagementsystems zur Qualitätssicherung und Qualitätsverbesserung, besonders im pharmazeutischen Bereich. Im Zentrum aller Qualitätssicherungsmaßnahmen in der Zentralapotheke stehen der richtige Umgang mit den Arzneimitteln und Medizinprodukten, die Herstellung, Prüfung und Abgabe von Arzneimitteln, kundenfreundliche Information und bestmögliche Beratung sowie weitere pharmazeutische Dienstleistungen.

Zu Beginn der Einführung des Qualitätsmanagementsystems wurde Vera Söhnlein zur „QM-Beauftragten“ ernannt. Sie koordiniert und steuert die Teamarbeit, behält den Überblick über bereits erledigte und noch offene Arbeiten und motiviert das gesamte Team, über einige Durststrecken hinwegzukommen. So findet in der Apotheke mindestens einmal wöchentlich eine große Teambesprechung statt. Hier wurden bisher – oft in lebhaften Diskussionen – alle wichtigen Prozesse für das Erstellen des Handbuchs erörtert und festgelegt. Abgesehen davon wurden sehr spezielle Prozesse in kleiner Runde erarbeitet und anschließend dem gesamten Team vorgestellt. In dieser Phase des Meinungsaustausches und der Entstehung des Handbuchs wurden viele Arbeitsprozesse in der Apotheke neu überdacht und anschließend optimiert. 


Vor dem 2. Weltkrieg befand sich die Apotheke des Marienkrankenhauses im Antonius-Haus und wurde von Sr. Armgard (Franziskaner-Orden von Aachen) geleitet. Nach dem Krieg ist die Apotheke dann, unter der Leitung von Frau Apothekerin Brinktrine, in das St. Anna-Haus umgezogen. Ab 1982 wurde die Apotheke von Frau Apothekerin Ursula Haase geleitet. Zum 01.01.1983 erhielt die Apotheke dann die offizielle Betriebserlaubnis entsprechend dem Apothekengesetz (Novelle von 1980). Seit November 1989 befindet sich die Apotheke in den heutigen Räumlichkeiten des Marienkrankenhauses Kaiserswerth. Alle bis dahin vorhandenen Arzneimittelausgabestellen wurden ins Marienkrankenhaus verlagert. Von hier aus wurden zentral alle Stationen mit Medikamenten und später auch mit Medizinprodukten versorgt. 
Mit Eröffnung der St. Mauritius Therapieklinik im Jahr 2000 wurde das neue System der patientenorientierten Versorgung in der Zentralapotheke eingeführt. Seit 2003 steht die Zentralapotheke unter der Leitung von Herrn Dr. Gery Schmitz. Nach der Gründung des VKKD erfolgt seit April 2004 auch die Versorgung des St. Vinzenz-Krankenhauses von Kaiserswerth aus.